各院、部、处、室、馆、中心及直属部门：

按照学校党委、行政的统一部署，学校各学院、部门将在近年内陆续迁往呈贡新校区集中办公。为了确保各单位在搬迁过程中档案资料的安全，防止遗失、损毁等现象发生，根据《档案法》、《档案法实施办法》及《昆明理工大学档案管理办法》等有关规定，请各归档部门加强各门类和载体档案的收集整理，确保搬迁部门应归档的各门类、载体档案资料齐全完整、安全规范地向档案馆移交。尤其是在组织搬迁、安置等工作中形成的文字、图表、声像等全套管理性文件材料，须做好迁建时期档案的收集、整理、归档和移交工作。现将具体要求通知如下：

一、在搬迁前各部门应组织专人清理，对需要归档的材料进行整理，不得随意销毁处理，重要机密文件材料不得作废纸卖；

二、凡反映本部门职能工作活动的文件材料均应整理归档；

三、为配合有关部门的归档材料的鉴定、整理，档案馆业务指导根据需要可随时上门服务指导。

四、为便于跨校区文件材料的归档查询，校档案馆已开通CAIT综合档案管理系统，2008年归档文件材料一律统一采用CAIT综合档案管理系统实行网络管理,而不在使用原来的档案管理规则系统, CAIT综合档案管理系统安装步骤附后,工作中如有疑问请与档案馆业务指导室联系。

五、联系人：杨靖 曹红 杨淑云

联系电话: 5113011。

附：CAIT综合档案管理系统安装步骤。

档案馆

二○○八年九月二十六日

附件：

CAIT综合档案管理系统安装步骤：

1、打开档案馆网站首页http://archives.kmust.edu.cn/，在“软件下载”栏目下点击“综合档案管理系统”下载。

2、解压下载的rar文件，打开setup.exe安装文件，安装序列号（91846-67342-55389-82375），其他全部选择缺省安装即可。

3、安装完软件之后请将该目录下的“ColligationArchivesSubWinClient.exe.config”文件复制到默认的安装文件夹“C:\Program Files\昆明一帆创新信息科技有限公司\CAIT归档管理系统”中即可。